Komunikacja w biznesie

Trudno oczekiwać sukcesów w biznesie, bez korzystania z najnowszych i najlepszych strategii, opartych o aktualne rozwiązania teleinformatyczne. Jesteśmy zespołem wyspecjalizowanym w podnoszeniu efektywności przekazywania treści z wykorzystaniem platform telekomunikacyjnych i innych systemów ICT, pochodzących od topowych producentów na rynku. Rozumiemy i stosujemy podstawowe zasady profesjonalnej komunikacji, których opanowanie umożliwia organizacjom osiąganie założonych celów.

Communication works for those who work at it.

— John Powell

Elastyczność dotarcia do odbiorcy

Tak jak firma nie zwiąże ze sobą klientów, jeśli nie wyjdzie naprzeciw ich oczekiwaniom, tak nadawca nie zwiąże ze sobą swoich odbiorców, jeśli nie zrozumie ich preferencji oraz tego, jaki sposób przekazu informacji jest dla danego odbiorcy najlepszy.

Skoncentrowanie na odbiorcy

Należy pamiętać o celu, w jakim podejmujemy się poszczególnych kontaktów z otoczeniem. Inaczej podejdziemy do wyjaśniania i uzasadniania, inaczej do wywierania wpływu i wnioskowania, a jeszcze inaczej do komunikowania dobrych lub złych wiadomości.

Wezwanie do działania

Jeśli rozmówcy bądź czytelnicy zrozumieją, co stara się im przekazać oraz jaki powinien być następny krok, ich praca stanie się dużo prostsza. Nierzadko zdarzają się sytuacje, w których omówienie istotnych zagadnień pozbawione jest przełożenia na konkretne działania.

Przemyślania strategia

Każda, nawet najlepiej zrealizowana forma przekazu straci swój efekt, jeśli nie podejmie się go właściwa osoba we właściwym czasie i właściwej formie. Zanim podejmie się działania, należy się zastanowić, kto powinien być ich inicjatorem. Ten wybór jest ważny do adekwatnego zaadresowania sprawy.

Zwięźle, prosto i do rzeczy

Zabiegani odbiorcy z pewnością docenią zwięzłe spotkania, wideospotkania i dokumenty. W rzeczywistości im krócej, tym lepiej – dopóki uwzględniamy wszystkie niezbędne informacje. Zarządzanie swoim i cudzym czasem w sposób oszczędny uwypukla główne przesłanie.

Jasne główne przesłanie

Kiedy już sprecyzuje się cel swojego komunikatu i określi się rodzaj odbiorcy, należy wyodrębnić swoje główne przesłanie, które się chce, aby odbiorcy zapamiętali. Takie przesłanie powinno być przejrzyste i zwięzłe – zwykle ujęte w jednym lub w dwóch zdaniach.

Najważniejsze na początku

Niektórzy autorzy zawierają najważniejszy komunikat już na wstępie większości przekazów biznesowych. Gdy umiejscowi się najistotniejszą informację na początku spotkania, prezentacji, rozmowy telefonicznej czy dokumentu, uniemożliwiamy naszym odbiorcom przypadkowe przeoczenia.

Od ogółu do szczegółu

Warto rozpoczynać od podania informacji już znanych naszym klientom i współpracownikom. Warto również przeanalizować nowe dane pod względem podobieństw, różnic logicznych powiązań, wskazań i sugerowanych działań w kontekście tego, co już znane. Należy dbać o wyczerpanie wszystkich kluczowych aspektów stawianych tez.

Sprawdź wszystko trzy razy

Należy się upewnić, że wszyscy uczestnicy mają lub uzyskają prawidłowy dostęp do wybranego programu audio- lub wideokonferencyjnego. Warto informować z wyprzedzeniem konieczności zainstalowania aplikacji lub programu, aby spotkanie przebiegło sprawnie. Uprzednie przetestowania zwiększa gwarancję powodzenia.

Szanuj drugą stronę

Słuchanie tego, co mówią inni, jest kluczowe w każdym kontekście biznesowym. Słuchanie buduje zaufanie, a właściwa diagnoza to połowa sukcesu. Co więcej, wygospodarowanie specjalnego przedziału czasowego na pytania i rozwiewanie wątpliwości istotnie przyczynia się ujednolicenia obrazu u wszystkich osób zainteresowanych.

Podstawowym argumentem zakupowym dla Unified Communications jest uproszczenie zarządzania systemami wewnętrznymi, pomimo że istnieje korzyść UC, na ogół postrzegana jako drugorzędna, która również zasługuje na centrum uwagi: doświadczenie użytkowników. User Experience (UX) to przede wszystkim sposób, w jaki użytkownicy systemu oraz inni interesariusze wchodzą w interakcje i wykonują swoje codzienne obowiązki. Wydaje się to proste, ale te doświadczenia mają ogromny wpływ na całe doświadczenie zawodowe oraz wrażenia dotyczące kontaktu z organizacją.

W jaki sposób zainwestowanie w Unified Communication pomaga w realizacji celów finansowych i poprawia doświadczenie użytkownika

Gdy jest mowa o korzyściach płynących z Unified Communications, na myśl przychodzi swoboda i elastyczność. Możesz wykorzystać nowoczesne technologie tak, aby jak najlepiej wykorzystać potencjał swoich pracowników dzięki systemowi zaprojektowanemu na wymiar dla danego środowiska. Według Harvard Business Review pracownicy są o 230 procent bardziej zaangażowani i o 85 procent bardziej skłonni pozostać w pracy przez ponad trzy lata, jeśli mają technologię, która wspiera ich codzienną pracę. Warto również zwrócić uwagę na wymienione poniżej korzyści.

Praca z dowolnego miejsca

Praca zdalna oraz hybrydowa nie zamierzają odejść z naszego popandemicznego życia, a liczby to potwierdzają. Niedawne badanie Pew Research pokazuje, że 35 procent pracowników, którym pracodawca umożliwia pracę zdalną, regularnie korzysta z tego udogodnienia. W środku pandemii wartość ta która osiągnęła szczyt na poziomie 55 procent w październiku 2020 r., a wynik sprzed pandemii to zaledwie siedem procent w 2019 r.

Na przykładzie lat ubiegłych, jeśli samochód pracownika nie chciał zapalić, był on zmuszony wziąć urlop na żądanie, a współcześnie dzięki pracy zdalnej praktycznie nie zachodzą tego rodzaju straty w produktywności. Klienci są zadowoleni i w zasadzie niezauważalne dla nich jest to, jak diametralnie sytuacja się zmieniła. Odciąża to pracowników, którzy normalnie musieliby przejąć obowiązki osoby na urlopie, przyczynia się do większego poziomu zadowolenia u wszystkich zainteresowanych.

Narzędzia do współpracy typu „wszystko w jednym”

Dzięki kilkuskładowej naturze komunikacji zintegrowanej, wiadomości, połączenia i zarządzanie zasobami ludzkimi dają się obsługiwać w jednym, łatwym do użycia systemie. Komunikacja zintegrowana przynosi korzyści na poziomie wszystkich kanałów komunikacji. Na przykład, jeśli dwóch pracowników musi omówić obawy swoich klientów, mogą przeprowadzić rozmowę wideo i udostępnić ekrany, aby zmniejszyć zamieszanie i skierować klienta we właściwe miejsce. Zamiast wysyłać e-maile lub wiadomości, można sobie pozwolić na mniej frustracji i mniejszą ilość czasu na rozwiązanie problemu dzięki zintegrowanej rozmowie wideo.

Poprawa kultury firmy

UC eliminuje niejasności i nieporozumienia z typowego dnia pracy. Wszyscy użytkownicy są świadomi statusu obecności pozostałych współpracowników i mogą wysyłać wiadomości błyskawiczne, gdy pojawią się pytania, bez konieczności zgadywania, czy otrzymają odpowiedź. Raport Gallupa podkreśla, że z powodu braku zaangażowania komunikacyjnego pomiędzy współpracownikami i menedżerami, pracownicy 3,8 razy częściej zgłaszają zestresowanie w swoim miejscu pracy. Dobra komunikacja korzystnie oddziałuje na morale, dając wszystkim do zrozumienia, że działają w tej samej drużynie i zmierzają w tym zbieżnym kierunku. Komunikacja zintegrowana czyni zadość wewnętrznemu graczowi zespołowemu, który drzemie w naturze każdego człowieka.

Redukcja wypalenia zawodowego

Komunikacja zintegrowana przynosi korzyść obszarom biznesowym, które często ulegają pominięcia, a w których nadal potrzebny jest ludzki akcent. Oto przykład: pracownik-gwiazda, który zawsze jest dostępny dla nowych połączeń przychodzących i ma najwięcej przypisanych klientów w zespole, wobec którego narastają jednak zastrzeżenia dotyczące czasu reakcji. Profesjonalna analiza całkowitej liczby interakcji i uwidacznia, że ma się do czynienia z największą liczbą odbieranych połączeń i interakcji e-mailowych. Mając kompletny obraz można zaoferować zmniejszenie obciążenia jednostki do bardziej rozsądnego poziomu. Pracownicy czują się potraktowanie sprawiedliwie i adekwatnie, klienci są kierowani do osób z wolnymi mocami przerobowymi, a Ty możesz teraz utworzyć system powiadomień, które zawiadomi Cię o przekroczeniu progów interakcji.

UC to coś więcej niż łączenie kanałów komunikacji; to łączenie Twoich pracowników

Twoja firma jest faktycznym beneficjentem korzyści płynących z ujednoliconej komunikacji, ale Twoi poszczególni pracownicy również otrzymują coś bardzo cennego. Niezależnie od tego, czy musisz zwiększyć swoją pulę aplikacji, uczynić współpracę bardziej dostępną, poprawić jakość swoich połączeń, czy lepiej kontrolować doświadczenie swoich klientów czy interesantów, UC jest właściwym wyborem.

Skontaktuj się z nami już dziś

aby omówić, w jaki sposób możemy poprawić jakość doświadczenia Twojego użytkownika, klienta i interesanta.

Skontaktuj się z nami